Organiser vos emails en rentrant des vacances de Noël

Au retour de vacances, votre bac à courrier et votre boite de réception ont tendance à se battre en duel pour décider lequel méritera le plus d’attention. De nos jours, ce sont généralement les emails qui réclament le plus de temps. S’il n’est pas inhabituel de trouver plusieurs centaines, voire milliers d’emails en rentrant au bureau, il n’est pas nécessaire d’angoisser rien que d’y penser. Il existe aujourd’hui des outils et méthodes pour commencer l’année du bon pied, sans vous noyer dans les pubs.

Avant de partir, déléguez. Par exemple, en autorisant votre secrétaire à ouvrir les courriers qui vous sont adressés et ne portent pas la mention « confidentiel » ou en redirigeant les emails concernant certains sujets vers un collaborateur de confiance.

Faites bon usage des outils de votre messagerie. Outlook permet, par exemple, de définir des règles qui s’appliqueront automatiquement aux emails entrant en fonction de l’expéditeur ou du sujet. C’est un bon moyen de vous organiser pour qu’en votre absence, les emails concernant certains sujets soient à la fois transférés à vos collègues travaillant sur le même dossier et classés dans le classeur approprié de votre boite de réception.

En rentrant, commencez par les emails les plus récents. On a tendance à se précipiter vers le bas de la liste pour répondre immédiatement aux requêtes qui patientent depuis plus longtemps mais, sauf si vous travaillez en solo, il y a de fortes chances pour qu’un collègue ait déjà répondu et, avec un peu de chance, vous ait adressé une copie de sa réponse. En commençant par les emails les plus récents, vous vous mettez au courant des situations qui ont déjà évolué avant même de stresser en lisant une demande datant de plusieurs jours, et vous éviterez également de répondre une deuxième fois à un email déjà traité par un membre de votre équipe.

Isolez les newsletters, courriers d’information et autres promotions. Si vous utilisez Outlook, vous pouvez là aussi créer une règle pour redistribuer tous les emails qui ne vous sont pas adressés personnellement vers un dossier que vous consulterez plus tard. Il est également possible de trier votre messagerie par destinataire, pour y voir plus clair.

N’oubliez pas de désactiver le message automatique d’absence. Et ne paniquez pas, la grande majorité des entreprises fonctionnent au ralenti pendant les fêtes et vous n’êtes pas le seul à prendre le temps de vous remettre dans le bain au retour de vacances.