Les critères pour bien choisir vos intercalaires
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23 janvier 2016
Les intercalaires sont un outil essentiel pour classer efficacement des documents. Ils s’utilisent en complément d’un classeur à anneaux ou d’un classeur à levier. Pour bien choisir ses intercalaires, il faut réfléchir en amont au système de classement que l’on souhaite mettre en place : alphabétique, numérique ou personnalisé. Nous avons réuni dans ce guide les critères à prendre en compte pour trouver le modèle qui correspond le mieux à votre activité professionnelle.
Choisir vos intercalaires en fonction de leur format
Les intercalaires sont disponibles dans plusieurs formats pour s’adapter à différents types de documents et de classeurs pour documents.
Le format A4
Le A4 s’apparente au format standard ; il est le plus couramment utilisé dans le milieu professionnel. En effet, il est compatible avec un grand éventail de fournitures annexes telles que le classeur ménager ou les boîtes d’archives.
Le format A4+
Le format A4+ est légèrement plus grand que le format A4. Il offre un peu plus d’espace aux documents et est parfois préféré pour une meilleure visibilité des onglets.
Le format A3
Ce maxi format est destiné à des feuilles A3 et s’utilise de façon horizontale. Il est parfait également lorsque des pages de tailles diverses (devis, bons de commande ou factures) doivent être classées dans un classeur A3.
Le format trapèze
Ce modèle est très intéressant en milieu professionnel. Confectionné dans une matière proche de celle des fiches Bristol, il est particulièrement utile pour organiser des documents de formats différents. Les références de forme trapèzes peuvent facilement accueillir des éléments de tailles variées sans compromettre l’accessibilité. Ils peuvent, en outre, être combinés avec des onglets colorés pour une organisation encore plus visuelle. Cela permet de coder les sections de manière claire.
Enfin, la surface des intercalaires trapèzes offre suffisamment d’espace pour écrire des titres ou des notes avec des stylos ou des marqueurs.
Le type de touches
Les touches, également appelées onglets, sont la partie saillante située sur le bord d’une feuille d’intercalaire. Ces éléments sont essentiels pour organiser vos documents avec méthode. Ce sont elles qui permettent de différencier les sections d’un classeur.
Les onglets alphabétiques
Les intercalaires alphabétiques sont pourvus de lettres de l’alphabet. Ils sont souvent utilisés pour classer les éléments par ordre alphabétique. Ils facilitent ainsi l’organisation et la recherche rapide des informations dans un classeur volumineux en créant un système d’index.
Les onglets numériques
Tout comme sur les modèles numériques Esselte, des chiffres sont imprimés sur les onglets de ce type d’intercalaire. Ils sont utiles dans un système de classement numérique prédéfini ou pour une organisation chronologique des pages : mensuelle ou journalière.
Les intercalaires à onglets personnalisables
Les intercalaires neutres peuvent être confectionnés en carte ou en polypropylène.
Très polyvalents, ils vous laissent la possibilité d’y noter :
- le nom de vos dossiers ;
- le nom des clients ;
- le type de pièce comptable ;
- les numéros de devis ;
- le nom des salariés.
Pour les personnaliser, vous pouvez écrire directement sur les onglets ou imprimer de petites étiquettes pour une lisibilité optimale.
Il existe également des pochettes intercalaires qui offrent la possibilité d’y insérer une page. Ces pochettes perforées transparentes sont une solution astucieuse pour personnaliser la totalité de l’intercalaire.
Le nombre d’intercalaires
Le nombre d’onglets à choisir dépend de plusieurs facteurs. En premier lieu, il dépendra de la quantité de pages à organiser et du nombre de sections requises.
Plusieurs thématiques peuvent être utilisées pour classer les éléments :
- par type de document ;
- par client ;
- par projet ;
- par fournisseur.
Plus votre système de classement est complexe et plus le nombre d’onglets sera important. Il est important de se projeter pour obtenir un outil évolutif. Vous pouvez par exemple choisir de prendre une quantité supérieure d’onglets afin d’anticiper l’activité à venir. Si vous prévoyez d’ajouter fréquemment de nouvelles pages à vos sections, choisissez un nombre d’onglets qui offre de la place pour la croissance future.
La matière
Lorsque vous choisissez vos produits, l’une des premières considérations concerne la matière à privilégier. Ceux-ci peuvent être fabriqués en plastique, en carte, en carton ou en polypropylène. De nombreuses marques proposent des modèles intéressants parmi lesquelles : Elba, Esselte, Oxford ou Viquel.
Les intercalaires en carte
Les modèles en carte et en carton représentent une option plus écologique, car ces matières sont facilement recyclables. Rigides et colorés, ils sont aussi légers et faciles à manipuler. Il est aussi simple de les personnaliser en prenant des notes ou en y fixant des étiquettes. Elba, par exemple, propose des références de qualité pour une utilisation durable.
Les intercalaires en carte à onglets plastifiés
Ce produit rassemble les avantages des onglets en carte lustrée et ceux de l’intercalaire en plastique. Plus résistants, les onglets plastifiés de couleur résistent bien à une manipulation intense.
Les intercalaires en plastique
Légers et souples, les modèles en plastique et en polypropylène sont résistants aux déchirures. Ils ne craignent ni l’humidité ni les tâches et se nettoient facilement. De plus, ils offrent souvent une belle variété de couleurs.
En matière de classement et d’organisation, investir dans des outils efficaces améliore l’efficacité et la productivité des équipes. Des outils tels que le trieur, les classeurs, les porte-vues, les classements suspendus ou les dossiers suspendus peuvent vous apporter une aide précieuse. Le trieur vertical s’avère être un allié incontournable pour une visibilité optimale sur l’ensemble de vos documents. Ils facilitent la recherche et l’accès rapide à l’information nécessaire. Les trieurs parapheurs et trieurs transparents facilitent, quant à eux, la circulation des documents et leur rangement de façon ordonnée.
D’autres fournitures sont à ajouter sur votre liste d’achats :
