L’organisation du travail avant les vacances de Noël

Les vacances de Noël, c’est le moment de passer en famille des congés bien mérités. Inutile donc de se faire du mauvais sang pour la santé de votre gagne-pain en votre absence. Il serait inutile de passer au bureau tous les deux jours pour régler les différents problèmes. N’ayez pas peur de faire confiance à vos collègues et de déléguer des tâches. Pensez plutôt à mettre en place une bonne organisation avant de partir. Le bureau doit continuer de tourner comme une horloge (bien) réglée et votre absence ne doit pas se faire ressentir. Nous avons réuni en une checklist bien pratique les principaux facteurs de congés réussis.

Organiser les vacances du personnel

Les entreprises qui peuvent se le permettre ferment quelques jours à Noël. Si ce n’est pas le cas de la vôtre, pensez à créer des binômes au sein de vos équipes. Pensez bien à leur demander de ne pas prendre de congé en même temps. Soyez juste et impartial avec vos équipes afin de maintenir une bonne ambiance et une cohésion d’équipe. Par exemple accordez les congés de l’un pour Noël et de l’autre pour le jour de l’An.

Ordonner les documents importants

Faites en sorte que les dossiers soient rangés là où on pourra les trouver en votre absence – dans des classeurs clairement identifiés, par exemple. Cela va sans dire tout au long de l’année mais c’est particulièrement important pendant les congés de fin d’année. Le personnel y est réduit et les employés restant n’ont pas de temps à perdre. On recommande au moins trois niveaux de classement différents : les dossiers en cours (rangés dans des tiroirs, sur votre bureau), les documents de référence (à portée de main, par exemple dans des caissons) et les archives, dans des cartons ou armoires. En adoptant ce type d’organisation, vous économiserez un temps précieux.

Mettez en place des procédures écrites, auxquelles chacun pourra se référer. Cela évitera pour vos collègues d’avoir à vous contacter durant vos congés.

Classer votre boite de réception

Si votre adjoint ou collègue a besoin d’y accéder, autant qu’il trouve rapidement l’email qu’il recherche. Encore une fois, personne n’aura besoin de vous contacter si vous mettez en place une bonne organisation. Il est important d’anticiper les problèmes qui pourraient arriver en votre absence. C’est valable aussi pour votre agenda – s’il est à jour, il sera plus facile à quelqu’un d’autre de prendre un rendez-vous à votre place pour la nouvelle année.

Déléguer les tâches à vos collègues

Pour éviter les coups de téléphone intempestifs du bureau, il peut être utile de préciser qui peut vous déranger, quand, pourquoi et par quel biais (email, SMS, appel téléphonique). Et sachez que déléguer est un travail de longue haleine, qui se pratique tout au long de l’année. Si vous décidez le 20 décembre de déposer toutes vos responsabilités sur les frêles épaules d’un employé encore inexpérimenté, il est probable qu’il vous donne sa démission le jour du réveillon. Choisissez soigneusement votre bras droit, travaillez ensemble tout au long de l’année et assurez-vous que le reste de votre équipe soit au courant de son rôle.

Vous pourrez alors profiter de vos congés sans culpabiliser ni être dérangé en plein réveillon. Votre famille n’en sera que plus reconnaissante.