Mieux s’organiser au travail grâce à l’utilisation des Post-it
6 min lecture
29 septembre 2015
Astuces & conseils
S’organiser au bureau est complexe et on se retrouve rapidement dépassé par la pléthore tâches, les coups de téléphone, les collègues, etc. Rester focus sur ses tâches peut s’avérer très compliqué si un minimum d’organisation n’est pas mis en œuvre. Gérer son temps, apprendre à prioriser les tâches et projets permet de devenir plus productif, et réduit la fatigue mentale. Se souvenir de toutes ses tâches est éprouvant, c’est pourquoi trouver des outils efficaces pour rester organisé est crucial. Parmi eux, le fidèle Post-it allié de tous les bureaux ! Sa simplicité est sa force, facilitant autant l’organisation personnelle que collaborative. Découvrons comment améliorer votre organisation, gestion et efficacité au travail avec de meilleurs outils.
L’utilisation des Post-it dans le monde professionnel
Certaines techniques digitalisées peuvent parfois manquer d’efficacité ou pertinence pour certaines tâches. De nombreuses raisons existent pour démontrer l’efficacité des Post-it, la principale est qu’ils sont un moyen universel, simple et accessible à tous pour organiser et visualiser un projet.
Organisation professionnelle individuelle
Il n’est pas possible de retenir toutes les idées et/ou demandes juste avec sa simple mémoire. Les idées non notées seront oubliées quelques minutes après.
- Extension de mémoire : Utiliser des Post-it agit comme une mémoire externe. En notant scrupuleusement vos tâches ou idées, vous libérez de l’espace mental, favorisant une meilleure concentration sur votre travail. Disposez vos notes dans un endroit visible : dans un dévidoir, sur un écran d’ordinateur, à côté du clavier, dans votre agenda.
- Liste de tâches : Notez vos tâches prioritaires sur des Post-it et utilisez des codes couleurs pour vous organiser en fonction du travail à réaliser. La couleur vive sur votre bureau, crée un rappel visuel constant de vos objectifs quotidien. Retirez-les dès que votre travail est accompli ou l’objectif atteint.
- Agenda Mural : Transformez votre mur en agenda vivant, chaque Post-it représentant un rendez-vous, une échéance ou deadline. Grâce au code couleur l’agenda devient très visuel, ce qui vous donnera les derniers points à l’ordre du jour d’un simple coup d’œil. Votre emploi du temps prend immédiatement la forme d’une visualisation physique de votre agenda.
Organisation collective
Échanger des idées entre collègues stimule la créativité d’une équipe ou sa productivité. Avec la méthode du brainstormings, vous pouvez créer de nouveaux process de travail, de nouvelles idées de produits, etc. Cependant, travailler uniquement à l’oral peut faire oublier certaines idées ou informations importantes non notées. Le dynamisme qu’apporte ces réunions se voit amoindrit en l’absence de prise de notes.
- Accélérateur de créativité : Utilisez les Post-it lors de sessions de travail collectif afin de garder une trace de toutes les idées. Amusantes et joyeuses, les formes et couleurs variées influent sur le caractère de la réunion et jouent un rôle d’accélérateur de créativité. Utilisez les couleurs et les formes pour organiser et classer les thèmes et sujets abordés sous formes de “Ideas List”.
- Communication informelle : Vous avez besoin de laisser un message rapide à un collègue absent, déjà occupé ou au téléphone au moment où vous passez le voir ? Pas de soucis, les Post-it sont là pour laisser votre message. L’aspect coloré et rapide sera plus convivial qu’un mail formel. Ces derniers peuvent parfois même créer des incompréhensions entre collègues. Il vous suffit de coller votre message sur le bureau de votre collègue afin de lui transmettre une information importante.
Travailler de façon collaborative
Utilisez les Post-it pour indiquer des remarques ou transmettre un message sur un document, sans écrire à même la feuille.
- Feedback et évaluations : Dans l’examen de documents papiers, les Post-it servent à prendre des notes ou inscrire une remarque ou une suggestion. Il suffit de coller un papier coloré et automatiquement votre retour devient visible. C’est bien plus utile qu’une feuille volante qui se perdra.
- Réservation : Dans le monde professionnel, il est courant de partager les ressources. Si vous souhaitez réserver une ressource, coller un Post-it est très efficace !
La synergie entre un kanban list et les Post-it
Dans son livre Mieux s’organiser – La stratégie du Post-it® et du Kanban personnel, Pierre Mongin détaille comment l’association entre ces petites notes collantes et la méthode Kanban peut améliorer votre vie au travail. Créateur de nouvelles méthodes de travail et de la Post-it Organisation, cet auteur vous aide à s’organiser grâce aux méthodes Kanban et les cartes mentales.
Visualisation du travail
La méthode Kanban est parfaite avec des Post-it. En effet pour appliquer cette méthode vous devez utiliser un tableau séparé en colonne qui permettra de classer les différentes tâches à réaliser pour finaliser un projet. Pierre Mongin explique qu’avec la Post-it Organisation les tâches et projets deviennent des représentations visuelles et manipulables, ce qui aide grandement à s’organiser.
Cartes Mentales
Créer des cartes mentales est une façon très visuelle et pratique d’aborder le travail à accomplir. Encore une fois, cela permet d’être visible par tous lors de réunions, mais aussi manipulables très rapidement par les différents intervenants. Cela fait gagner du temps à tous et évite l’installation et l’usage de logiciel, parfois payant et trop complexe pour la structure du projet.
Couplage avec des logiciels
Une fois votre carte mentale réalisée ou votre Kanban List, il vous est parfaitement possible de recréer votre travail via des logiciels ou applications d’organisation comme Trello. Vous noterez que le design de ce type d’applications virtuelles ressemble énormément à votre organisation par Post-it.
Pour conclure, les Post-it, petites feuilles de papier collantes et colorées sont un véritable atout au quotidien dans le monde professionnel. Véritable extension de votre mémoire, ils deviennent l’instrument de changement organisationnel que votre travail mérite. Ils facilitent grandement la gestion personnelle de temps et des tâches, mais encouragent également la collaboration entre collègues et équipes. Vecteur de créativité et de communication, ils sont un vrai soutien au quotidien. Nous proposons parmi nos produits différentes formes et coloris afin de vous organiser parfaitement. À noter que nous proposons également des lots grand format afin de réaliser des économies lors de vos achats.
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