Gérer les documents officiels au bureau

Le futur n’est pas toujours ce qu’on croit. Depuis le temps qu’on nous annonce la fin du papier, il semblerait que ce soit loin d’être le cas. Bien que la numérisation de document soit utile, certains fichiers doivent malheureusement rester « papier » pour être considérés comme valides.

Sont concernés par exemple tout document notarié, portant un sceau ou des signatures. La liste est longue, en effet, beaucoup de professionnels comme les comptables, les avocats et les agents d’assurance exigent de garder des traces papier de nombreux documents comme :

• Les documents dits sociaux, comme entre autres, les statuts de la société, les comptes annuels ou encore les actes liés au fonctionnement de l’entreprise.
• Les documents comptables, comme le livre et registre comptables, les factures et les impôts sur le revenu des sociétés, la taxe sur le chiffre d’affaires, etc.
• Les contrats et les documents commerciaux, tels que les contrats de garantie, les contrats d’acquisition, de cession de biens immobiliers ou fonciers et les documents de transport de marchandises. La liste n’est pas exhaustive.
• Renseignez-vous sur le site du Service Public.
• Même si vous gardez une trace papier de chaque document, profitez-en pour en faire une copie numérique. En cas de problèmes, ces copies seront bien utiles.

Organiser ses documents importants au travail

Mais cela ne veut pas dire qu’on ne peut pas gérer le reste des papiers officiels de manière efficace. Voici 7 façons très simples d’y parvenir :

Imprimante

Il est important de sauver l’environnement et les forêts, mais chaque entreprise a besoin d’une imprimante pour tirer ces fameux documents importants. Assurez-vous de choisir un équipement de qualité qui consomme peu. Et surtout, n’imprimez que ce qui est nécessaire.

Scanner

Un scanner est l’outil le plus important lorsqu’il s’agit de numériser les documents et les stocker sur un serveur. Faites bien attention à scanner tout le document sans en oublier une partie ou le verso par exemple. Vous pouvez également protéger les documents numérisés si ceux-ci comportent des informations confidentielles.

Caissons mobiles

Un bon moyen de stocker les documents est d’investir dans des caissons mobiles de rangement. Incorporez un code de rangement, avec des couleurs par exemple. Vous pouvez également choisir d’utiliser des clés USB ou des disques durs externes afin de partager vos documents sans avoir à les imprimer.

Appareil photo numérique

Un appareil photo numérique – ou celui de votre téléphone portable – est un excellent moyen pour garder des traces de reçus ou de documents lorsque vous n’avez pas le temps de les scanner. Fini le temps où vous deviez garder vos reçus dans votre portefeuille pour déclarer vos notes de frais.

Stocker les informations

Toutes les informations situées sur votre disque dur réseau doivent impérativement être sauvegardées ailleurs en cas de problèmes. Optez pour le cloud ou un autre disque dur afin de tout récupérer sans mal.

Destructeur de documents

Il faut toujours scanner puis détruire tout document contenant des informations financières ou médicales par exemple, lorsque le délai de sauvegarde est passé. Un destructeur de documents s’avère donc utile.

Coffre-fort

Pour les documents à garder impérativement en format papier, investissez dans un coffre-fort pour les protéger en cas de catastrophe ou d’incident. C’est un bon endroit pour ranger vos disques durs externes également.

Vous pensez peut-être que passer autant de temps et d’argent pour sauvegarder vos dossiers est inutile mais ces règles vous aideront à être plus productif chaque jour en termes de tâches administratives. Votre comptable vous remerciera à la fin de l’exercice.