Comment réduire les dépenses liées à l’impression ?

Bien que notre communication actuelle passe de moins en moins par le papier, l’impression de documents est loin d’avoir disparu et peut représenter un coût important à votre entreprise. Voici quelques astuces afin de mieux contrôler vos coûts d’impression.

Pour simplifier l’exercice, nous avons préparé une formule simple qui vous permettra de comprendre et d’estimer votre consommation d’impression, et ainsi de déterminer si vous avez fait le bon choix de cartouche. Le système est facile à utiliser et vous pourrez également estimer votre coût d’impression par page.

Avant de vous lancer, il vous faudra déterminer le prix de votre cartouche d’encre ainsi que son rendement, autrement dit, le nombre de pages que vous imprimez avec une cartouche. Vous pourrez probablement trouver ces renseignements sur le site internet du fabricant. Si ce sont les frais d’impression en noir et blanc qui vous intéressent, le prix de votre cartouche d’encre noire suffira, mais si vous souhaitez estimer le prix de vos impressions couleur, pensez à vérifier également le coût des cartouches de cyan, magenta et jaune.

Les questions à se poser pour réduire les coûts d’impression et éviter le gaspillage

Attention, cet utilitaire simple et pratique ne tient pas forcément compte des facteurs suivants qui peuvent eux aussi contribuer à réduire ou à augmenter vos frais d’impression :

Est-il vraiment nécessaire d’imprimer ce document ?

Avant de cliquer sur “imprimer”, posez-vous la question de savoir si vous en avez vraiment besoin. Peut-être qu’il suffirait d’imprimer un document pour deux personnes, surtout s’il est fort probable qu’il parte à la poubelle une fois lu. Pensez toujours à consulter l’aperçu avant impression pour vérifier qu’il ne contient pas d’erreur et éviter le gaspillage.

Avez-vous correctement effectué la mise en page de votre document ?

Vous pouvez économiser du papier rien qu’en modifiant la mise en page d’un document (en réduisant les marges, par exemple). Vous pouvez aussi configurer votre imprimante pour qu’elle imprime en recto-verso, résultant à une économie instantanée de 50 %. Vous pouvez également faire en sorte d’imprimer plusieurs pages par feuillet pour les documents internes.

Usage interne ou externe ?

Encouragez vos collègues à utiliser le papier approprié à chaque situation. Pour les documents externes destinés à faire bonne impression, utilisez un papier de qualité. Pour les documents internes, privilégiez l’utilisation de papier économique ou recyclé, l’objectif étant d’éviter les frais inutiles d’encre et de papier.

En d’autres termes, pensez à configurer votre imprimante en fonction de l’usage de votre document, du mode brouillon pour économiser de l’encre au mode photo pour une impression de qualité destinée aux documents externes.

Utilisez-vous l’encre appropriée ?

Grâce à notre calculateur, vous comprendrez vite la différence de prix entre l’encre noire et l’encre couleur. En imprimant les documents internes de votre entreprise exclusivement en noir et blanc, vous pourrez économiser vos cartouches d’encre couleur (les plus chères) pour les documents externes, qui requièrent une impression de qualité.

Utilisez-vous l’imprimante appropriée ?

Vous pensez peut-être faire des économies en usant votre vieille imprimante jusqu’à son dernier souffle ? Faux. Un modèle plus récent ou une   vous permettra non seulement de simplifier les procédures d’impressions, mais aura également tendance à utiliser moins d’encre ainsi qu’à limiter les bourrages de papier, synonymes de gaspillage.

Suivez nos conseils et faites appel à notre calculateur de frais d’impression ainsi qu’à notre guide d’achat d’encre et cartouches pour améliorer le rendement de votre imprimante ainsi que votre productivité.