Comment préparer les fêtes de Noël en entreprise ?

Pour beaucoup d’entreprises, les fêtes de fin d’année virent trop souvent au cauchemar. Les ventes qui affluent peuvent facilement devenir synonyme de problèmes de livraison, de stocks mal gérés, de congés maladies intempestifs et de réveillons trop arrosés, avec pour résultat des clients mécontents et des commandes à rembourser.

En effet, il y a quelques précautions à prendre pour préparer le plus gros pic commercial de l’année.

Livraison

Le prestataire de livraison est un partenaire essentiel à l’entreprise du XXI^ème siècle, et c’est particulièrement vrai pour les sociétés de vente en ligne qui n’ont pas accès à une boutique physique. Pour éviter les problèmes de livraison, il est de la plus haute importance d’anticiper au maximum les obstacles qui vous attendent : prenez note des jours fériés, établissez une date limite de commande pour les livraisons avant Noël (soyez réaliste) que vous communiquerez largement sur votre site internet, discutez de votre stratégie avec vos livreurs.

Le Noël du bureau

Cette année encore, vous récompenserez votre personnel avec un arbre de Noël et peut-être même avec un repas au frais de l’entreprise. Même s’il est improbable que la soirée dégénère, une célébration à l’extérieur évitera les déboires avec la photocopieuse. De plus, il est toujours de bon ton d’envoyer à tous vos employés un petit email préalable pour leur rappeler d’adopter une conduite professionnelle, de limiter leur consommation d’alcool et de ne pas partager leurs photos sur les réseaux sociaux à moins d’y être expressément autorisés par toutes les personnes y apparaissant.

Les congés annuels

Les traditionnelles chamailleries concernant les congés pendant les fêtes ne font que commencer, et vous vous arrachez déjà les cheveux. Pas de panique, voici quelques solutions pour régler le problème :

– Offrez une prime à ceux qui accepteront de travailler pendant les jours qui posent problème (entre les fêtes, par exemple), ou proposez de remplacer le jour travaillé par deux jours de congé supplémentaires.

– Embauchez du personnel temporaire pendant les fêtes.

– Consultez le planning de l’année dernière pour savoir qui a travaillé pendant la période de Noël. Certaines entreprises tiennent également compte de l’ancienneté ou encore des circonstances personnelles de leurs employés (enfants en bas âge, famille à l’étranger).

– Communiquez clairement et à l’avance. Si vous attendez de vos employés qu’ils travaillent jusqu’à la fin de la journée le 24 décembre, dites-le. Si vous avez décidé d’autoriser votre personnel à faire le pont, prévenez-les à l’avance, faute de quoi ceux qui auront réservé leurs congés à cet effet risquent de mal le prendre.

Les congés maladie

Une épidémie de grippe qui terrassera la moitié du personnel juste au moment où les commandes commencent à affluer, c’est une véritable angoisse pour beaucoup de patrons. Ironiquement, mieux vaut décourager les employés malades à se présenter au bureau : perdre sa secrétaire pendant 3 jours fera moins de dégâts que si tout le service marketing est alité pendant une semaine. Préservez aussi la bonne santé de vos employés, en organisant la soirée de Noël un vendredi soir et en ne dépassant pas trop souvent leur quota d’heures supplémentaires.

Service client et horaires d’ouverture

C’est à sa capacité à bien réagir pendant les périodes d’affluence ou de crise qu’on reconnaît une entreprise bien gérée. Un problème avec un fournisseur, des systèmes informatiques qui tombent en panne en pleine période de Noël, une rupture de stock imprévue, quelle que soit la situation à laquelle vous êtes confronté, honnêteté et communication sont de mise. Clarifiez vos horaires d’ouverture par email et sur vos sites internet, assignez à une personne la tâche de répondre aux emails urgents, et prévoyez un transfert d’appel ou un message approprié sur vos répondeurs.

Vous ne le savez peut-être pas encore mais, avec un peu de préparation et quelques mesures préventives, la période de Noël peut être très agréable même pour ceux qui doivent gérer une entreprise.