Comment devenir plus productif ?

Lancer une entreprise seul peut être une expérience libératrice et passionnante que peu d’entre nous ose réaliser, mais Stephan Baart en a fait une réalité quand il a récemment monté une société de gestion immobilière Minerva Vastgoedbeheer. Le succès est arrivé naturellement aux portes de l’entrepreneur et son entreprise a connu une croissance rapide au cours de sa première année, mais il y a une chose qui lui manque : le temps.

« Gérer ma propre entreprise signifie que je m’occupe de tout : du classement à la comptabilité, en passant par les appels de clients et les réunions d’affaires, ce qui est tout à fait normal. Mais je suis arrivé à un stade où je dois simplifier mes activités quotidiennes, tirer le meilleur de chaque rendez-vous et m’assurer de passer du temps sur des tâches importantes comme le développement de la clientèle. Il faut savoir rechercher de nouveaux clients tout en prenant soin des clients déjà existants », déclare Stephan.

Dans le cadre de notre campagne « Préparez votre réussite en 2016 », nous nous sommes associés avec Aimee Bateman, conseillère en emploi, dont le savoir-faire a déjà été primé. Nous avons défié Stephan, le patron, à effectuer quelques changements clés dans la façon dont il travaille, et ce, sur une durée de quatre semaines. L’objectif ? Lui octroyer ne serait-ce qu’une heure supplémentaire par semaine. Temps qu’il peut utiliser pour ses clients et autres projets professionnels et organisationnels.

Défi pour une meilleure productivité

Nom: Stephan Baart

Objectif: Devenir plus efficace dans la gestion du temps et de travail pour avoir une heure par semaine, soit l’équivalent de deux réunions supplémentaires par mois.

Semaine 1

Défi: Stephan a été invité à passer une heure dimanche soir à anticiper les projets et autres rendez-vous prévus la semaine suivante, à préparer les itinéraires de voyage et réorganiser d’éventuelles réunions afin d’optimiser la semaine. On lui a également demandé de classer son bureau à domicile, de ranger et de déchirer les documents inutiles.

Les produits essentiels de Stephan: Broyeurs, caissons à tiroirs

Résultat: Stehttps://www.jpg.frphan a gagné 90 minutes.

« Cela m’a vraiment surpris de constater le gain de temps juste en restant assis et prévoir la semaine. Les rendez-vous réguliers avec certains clients sont sur une base hebdomadaire ou mensuelle, et je me suis rendu compte qu’il faut peut-être revoir ce système pour certaines entreprises ; afin que le travail effectué soit plus efficace. J’ai remarqué également, que je partais en réunion à des heures aléatoires de la journée, et je pouvais laisser en champ un travail par manque de temps ou changement de priorité. »

Semaine 2

Défi: Stephan a été chargé de rédiger une liste quotidienne de choses à faire chaque soir pour le lendemain, mais on lui a demandé de se limiter à seulement cinq tâches clés. Cela a été conçu pour l’aider à établir des priorités et éviter de remplir sa journée avec des tâches non essentielles.

Les produits essentiels de Stephan: Notebook, marque-pages post-it

Résultat: L’efficacité de Stephan a grimpé en flèche, lui faisant gagner plus d’une heure.

« Le fait de me limiter à seulement cinq tâches clés par jour a été difficile car il y avait toujours la tentation d’en ajouter. Cela m’a permis de faire le point sur mes priorités et d’être plus efficace, car moins distrait dans mon travail. J’ai même réussi à dégager un peu de temps à la fin de la journée pour de petites tâches administratives que j’avais repoussées. »

Semaine 3

Défi: On a demandé à Stephan, cette semaine de dire non à trois choses auxquelles il aurait normalement dit oui – trois choses n’ayant pas d’incidence directe sur l’aspect financier de l’entreprise. Il avait besoin de travailler sur la hiérarchisation de ses tâches, en privilégiant les plus importantes et laissant de côté celles qui pouvaient être traitées ultérieurement.

Les produits essentiels de Stephan: Surligneurs, post-it

Résultat: Stephan a gagné 30 minutes.

« Mon plus grand défi a été de comprendre comment dire non, plutôt que d’accepter la tâche demandée. Je ne voulais pas que les gens pensent que je ne voulais pas travailler lorsque je demandais de reporter une réunion. Mais cela a été de plus en plus facile au fil de la semaine. Une fois que je suis devenu plus à l’aise avec l’idée, il a suffit de s’organiser avec des post-it pour éviter d’oublier les travaux en suspens et de les ajouter dans mon agenda à un moment opportun. Ce défi a nécessité un changement de mentalité, et ainsi qu’une meilleure confiance en soi pour reporter, ce qui est difficile à justifier quand vous travaillez à votre compte. »

Semaine 4

Défi: Pour la semaine 4, Stephan a dû vérifier ses emails que 3 fois par jour – 30 minutes le matin, 30 minutes à l’heure du déjeuner et 30 minutes une heure avant la fin de la journée. Il était important que Stephan puisse effectuer les choses importantes en priorité, comme le classement numérique des documents du jour, en travaillant à son propre ordre du jour, plutôt que celui des autres.

Les produits essentiels de Stephan: Scanner portable

Résultat: Stephan a gagné près de 45 minutes.

« Les e-mails ont une volonté propre et peuvent occuper toute votre journée donc ce défi a été très utile. Il est important que les clients puissent facilement communiquer avec moi, donc même si j’ai établi certaines plages horaires réservées à la lecture et à la réponse d’email, j’ai quand même jeté un œil rapide régulièrement à ma messagerie afin de répondre aux choses importantes. Du coup, j’ai pu me concentrer sur des tâches plus essentielles et garder un peu de temps d’organisation, en m’éloignant de mon bureau et de mon smartphone pour classer des documents. Mon scanner portable m’a permis de transférer et de classer des documents presque immédiatement. »