Comment conserver ses papiers ?
4 min lecture
04 septembre 2020
La gestion des papiers administratifs ou documents importants nous concerne tous. De nos jours, nous recevons de nombreux documents électroniques et papiers ; nous ne savons pas toujours comment les conserver/ranger. Chez JPG nous vous éclairons sur le sujet afin de vous retrouver dans vos papiers.
Les papiers qui ont été transmis par courrier ou en main propre sous forme papier doivent être conservés en papier.
- Organisation : comment classer ses papiers pour les conserver plus longtemps ?
- Combien de temps peut-on conserver ses papiers ?
- Durée de conservation de ses papiers administratifs
Organisation : comment classer ses papiers pour les conserver plus longtemps ?
Pour conserver ses papiers, il est d’abord nécessaire de les classer par nature de documents :
| Papier de facturation ou de comptabilité | classeurs et intercalaires trieurs |
| Documents à forte valeur (testament, patrimoine, investissements financiers…) | coffre fort armoire forte |
| Autres documents (bulletins de salaires, quittances de loyer, garanties, factures d’énergie) | boîtes d’archives |
Le délai de conservation de ses papiers varie en fonction de leur nature afin de faciliter les diverses démarches administratives. L’emploi de classeurs permet de faciliter votre organisation et retrouvez facilement vos documents. JPG vous propose divers formats et types de classeurs ainsi que des trieurs pour que vous puissiez classer vos documents selon les catégories vues dans le tableau ci-dessus.
Pour conserver vos papiers, les professionnels de chez JPG vous aident à trouver les meilleurs produits de gestion de documents personnels et administratifs.
Combien de temps peut-on conserver ses papiers ?
Certaines qualités de papier peuvent être conservées grâce à la capacité d’ancrage de l’encre.
Qualité du papier
Résistants et faits pour durer dans le temps, certaines qualités de papier et d’encre permettent une longue conservation. Comme c’est le cas du papier bouffant, particulièrement résistant à la lumière et adapté à l’archivage.
Les papiers qui les plus résistants dans le temps prennent en considération les critères suivants :
- Papier couché : revêtu de kaolin et pigment-adhésif permettant d’accrocher l’encre.
- Collage en surface : une couche d’amidon est ajoutée en surface pour augmenter la résistance à l’abrasion et réduit l’absorption de l’encre.
- Le grammage : le poids et l’épaisseur du papier apporte une certaine résistance.
- Opacité du papier : résistance à la lumière (concerne les forts grammages).
- Modèles de couleur : qualité de l’encre.
- Taux d’encrage maximum : partie la plus sombre.
Durée de conservation de ses papiers administratifs
Le délai de conservation des papiers varie selon leur support et leur nature. Les durées indiquées sont les durées minimales conseillées durant lesquelles il est possible d’exercer vos droits et détenir des preuves.
| Assurance :
Contrat |
durée du contrat + 2 ans |
| Véhicule :
Factures, certificat de cession |
durée de conservation du véhicule |
| Banque :
Chèque à encaisser |
1 an et 8 jours |
| Logement :
Factures électricité, eau et gaz |
5 ans |
| Impôts et taxes :
Déclaration de revenus |
3 ans |
| Travail :
Bulletins de salaire, contrat de travail, certificat de travail, relevé d’indemnités |
Jusqu’à liquidation des droits à la retraite |
| Employeur :
Bulletin de paie du salarié, contrat de travail du salarié |
5 ans |
| Santé :
Remboursement assurance maladie et maternité |
2 ans |
Les papiers à garder toute sa vie :
- Titres sécurisés,
- État civil,
- Diplômes,
- Livret de famille,
- Acte de reconnaissance d’un enfant,
- Divers jugements,
- Contrat de mariage,
- Livret militaire,
- Carnet de santé
- Carnet de vaccination,
- Examen médical,
- Permis de conduire, etc.
Comme vous pourrez le constater, les papiers à garder de façon permanente se présentent désormais sous une forme solide et résistante, régulièrement plastifiée.
Retrouvez sur notre FAQ les réponses à vos questions les plus fréquemment posées :
